Polityka prywatności

Bezpieczna Strefa BHP i PPOŻ Maciej Wroniewski

Szanujemy Twoją prywatność. Poniżej wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy, dlaczego ich potrzebujemy, jak je zabezpieczamy i jakie prawa Ci przysługują.

Polityka dotyczy strony bsbhp.pl, sklepu internetowego, panelu szkoleniowego szkolenia.bsbhp.pl działającego na platformie Moodle oraz kontaktu z nami w sprawach oferty, zamówień i szkoleń.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Maciej Wroniewski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą:

Bezpieczna Strefa BHP i PPOŻ Maciej Wroniewski
ul. Jagodowa 41a, 05-092 Sadowa
NIP: 1181955096
REGON: 545003597
E-mail: kontakt@bsbhp.pl
Telefon: +48 518 348 121

W sprawach ochrony danych osobowych oraz realizacji swoich praw możesz skontaktować się z nami e-mailem na kontakt@bsbhp.pl lub pisemnie na wskazany wyżej adres.

2. Jakie dane przetwarzamy

Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju kontaktu, zakupionej usługi i sposobu korzystania z naszych serwisów.

Kontakt i przygotowanie oferty

Przetwarzamy dane przekazane w zapytaniu, w szczególności:

• imię i nazwisko;

• adres e-mail;

• numer telefonu, jeżeli został podany;

• nazwę firmy i stanowisko, jeżeli dotyczą sprawy;

• treść korespondencji i załączników.

Zamówienia i rozliczenia

Przetwarzamy dane niezbędne do realizacji zakupu, w szczególności:

• imię i nazwisko lub nazwę kupującego;

• dane kontaktowe;

• adres i dane do faktury, w tym NIP, jeżeli są wymagane;

• informacje o zamówieniu, płatności i wybranej usłudze;

• dane dotyczące zwrotów, odstąpienia od umowy i reklamacji;

• adres dostawy, jeżeli zamówienie obejmuje wysyłkę dokumentów.

Organizacja i dokumentowanie szkoleń

W zależności od rodzaju szkolenia przetwarzamy:

• imię lub imiona i nazwisko uczestnika;

• dane kontaktowe potrzebne do obsługi szkolenia;

• datę urodzenia, jeżeli jest wymagana do wystawienia zaświadczenia;

• nazwę pracodawcy, stanowisko lub grupę stanowisk;

• rodzaj, formę i termin szkolenia;

• informacje o obecności, przebiegu szkolenia i egzaminie;

• wyniki egzaminów i informacje o ukończeniu szkolenia;

• numer i datę wydania zaświadczenia;

• podpisy, jeżeli są wymagane w dokumentacji.

Nie wymagamy numeru PESEL ani skanu dokumentu tożsamości do standardowego zakupu kursu i wystawienia zaświadczenia o ukończeniu szkolenia okresowego BHP.

Konto i platforma Moodle

W panelu szkoleniowym przetwarzamy w szczególności:

• imię i nazwisko;

• adres e-mail;

• nazwę użytkownika i identyfikator konta;

• dane potrzebne do uwierzytelniania;

• datę urodzenia, jeżeli jest potrzebna do zaświadczenia;

• informacje o przypisanych kursach i okresie dostępu;

• postęp nauki i ukończenie aktywności;

• odpowiedzi w quizach i testach;

• wyniki, liczbę podejść oraz terminy realizacji aktywności;

• informacje o wystawionych zaświadczeniach;

• wiadomości i zgłoszenia związane ze szkoleniem;

• zapisy zdarzeń i dane techniczne dotyczące korzystania z platformy.

Dane techniczne

Podczas korzystania ze strony, sklepu i panelu mogą być przetwarzane:

• adres IP;

• data i czas połączenia;

• informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym;

• adresy odwiedzanych podstron;

• informacje o logowaniu, błędach i zdarzeniach bezpieczeństwa;

• identyfikatory sesji i ustawienia dotyczące cookies.

Nie wszystkie wymienione dane są wymagane przy każdej usłudze. Zbieramy dane odpowiednie do konkretnego celu.

3. Data urodzenia przy szkoleniach okresowych BHP

Przy szkoleniach okresowych BHP wymagamy podania daty urodzenia, ponieważ jest ona elementem urzędowego wzoru zaświadczenia o ukończeniu szkolenia.

Podstawę stanowią § 16 ust. 3 oraz załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1327, z późn. zm.).

Podstawą przetwarzania tych danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli wykonanie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze jako organizatorze szkolenia.

Niepodanie daty urodzenia uniemożliwia wystawienie zaświadczenia zgodnego z wymaganym wzorem.

Data urodzenia zebrana w tym celu nie jest wykorzystywana do marketingu. Nie jest również wymagana do samego przesłania zapytania lub standardowego założenia konta, jeżeli nie jest ono związane ze szkoleniem wymagającym tej informacji.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna
Przygotowanie oferty na żądanie osoby zainteresowanej, zawarcie i wykonanie umowy	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Realizacja zamówienia, obsługa konta i udostępnienie kursu osobie będącej stroną umowy	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Obsługa uczestników skierowanych przez pracodawcę, w zakresie niewynikającym bezpośrednio z obowiązków prawnych	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na organizacji i realizacji zamówionego szkolenia
Prowadzenie wymaganej dokumentacji szkoleniowej i wystawianie zaświadczeń BHP	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami dotyczącymi szkoleń BHP
Rozliczenia i przechowywanie wymaganych dokumentów podatkowych	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Realizacja obowiązków dotyczących reklamacji i uprawnień konsumentów	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a w odpowiednim zakresie również lit. b lub f
Prowadzenie korespondencji i kontakt z przedstawicielami klientów	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Zapewnienie bezpieczeństwa systemów, diagnostyka błędów i przeciwdziałanie nadużyciom	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Zachowanie niezbędnej dokumentacji w celu potwierdzania szkoleń, obsługi spraw dotyczących wydanych zaświadczeń oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie nieobjętym obowiązkiem prawnym
Opcjonalne działania wymagające zgody, jeżeli są stosowane	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Zgoda nie jest wymagana do przetwarzania danych niezbędnych do wykonania umowy, obowiązków prawnych lub realizacji prawnie uzasadnionego interesu, jeżeli spełnione są warunki stosowania tych podstaw.

5. Skąd otrzymujemy dane

Dane otrzymujemy:

• bezpośrednio od Ciebie, np. podczas kontaktu, zakupu i korzystania z kursu;

• od pracodawcy lub innego podmiotu zamawiającego szkolenie;

• od osoby upoważnionej do organizacji szkolenia;

• z systemów obsługujących zamówienia, płatności i platformę;

• automatycznie podczas korzystania z serwisów — w zakresie danych technicznych.

Jeżeli dane przekazuje pracodawca lub zamawiający, mogą one obejmować imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje o stanowisku oraz datę urodzenia wymaganą do zaświadczenia.

Możesz skontaktować się z nami, aby uzyskać informacje o źródle Twoich danych.

6. Przechowywanie danych na dysku służbowym i platformie Moodle

Dokumentacja szkoleniowa i dane niezbędne do obsługi działalności są przechowywane na służbowym dysku wykorzystywanym przez administratora.

Dane uczestników są również przechowywane na platformie Moodle pod adresem szkolenia.bsbhp.pl w celu realizacji szkoleń e-learningowych, w szczególności:

• utworzenia i obsługi konta;

• udostępnienia zakupionego lub przydzielonego kursu;

• zapisywania postępu nauki;

• prowadzenia quizów i testów;

• udzielania wsparcia uczestnikom;

• dokumentowania ukończenia szkolenia;

• przygotowania i udostępnienia zaświadczenia.

Strona, sklep i platforma korzystają także z infrastruktury dostawców usług hostingowych i technicznych. Dane mogą znajdować się również w poczcie elektronicznej i kopiach zapasowych — w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów.

Wygaśnięcie dostępu do kursu nie oznacza automatycznego usunięcia dokumentacji potwierdzającej jego przebieg i ukończenie.

7. Jak zabezpieczamy dane?

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka ich przetwarzania.

W szczególności:

• dostęp do służbowych urządzeń i kont jest chroniony hasłami;

• na służbowych urządzeniach stosowane jest oprogramowanie antywirusowe;

• dostęp do dokumentacji jest ograniczony do osób upoważnionych;

• dostęp do panelu szkoleniowego wymaga uwierzytelnienia;

• uprawnienia użytkowników są dostosowywane do ich zadań;

• stosujemy zasady bezpiecznego udostępniania dokumentów i obsługi danych.

Hasła i oprogramowanie antywirusowe stanowią część zabezpieczeń i nie zastępują pozostałych środków wymaganych ze względu na ryzyko.

Użytkownik powinien chronić swoje hasło, nie udostępniać konta innym osobom i zgłaszać podejrzenie nieuprawnionego dostępu na kontakt@bsbhp.pl.

8. Jak długo przechowujemy dane

Rejestry szkoleń — okres przechowywania danych

Dane dotyczące przeprowadzonych szkoleń przechowujemy w rejestrach szkoleń przez 10 lat od dnia zakończenia szkolenia. Nie przechowujemy kopii wydanych zaświadczeń ani certyfikatów.

Rejestry obejmują dane niezbędne do udokumentowania szkolenia, w szczególności imię i nazwisko uczestnika, datę urodzenia — jeżeli jest wymagana dla danego szkolenia — rodzaj i termin szkolenia, informację o jego ukończeniu oraz numer i datę wydania zaświadczenia lub certyfikatu.

Przechowywanie tych informacji umożliwia potwierdzenie udziału i ukończenia szkolenia, weryfikację danych wydanego dokumentu oraz obsługę zapytań uczestników i uprawnionych podmiotów. Dane mogą być również potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

W zakresie archiwalnego przechowywania danych podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zachowaniu możliwości potwierdzenia przeprowadzonych szkoleń i weryfikacji danych wydanych dokumentów.

Rejestry są przechowywane na służbowym dysku, z dostępem chronionym hasłami, na urządzeniach zabezpieczonych oprogramowaniem antywirusowym. Dane potrzebne do realizacji szkoleń e-learningowych są również przetwarzane na platformie Moodle.

Dziesięcioletni okres nie obejmuje automatycznie wszystkich danych konta Moodle, historii logowań ani danych technicznych. Są one przechowywane przez czas odpowiedni do celu ich przetwarzania.

Po upływie okresu przechowywania dane usuwamy lub anonimizujemy, chyba że dalsze przechowywanie określonych danych jest wymagane przepisami albo niezbędne w związku z trwającym postępowaniem.

Pozostałe dane

Rodzaj danych	Okres lub kryterium przechowywania
Dane konta Moodle	Przez okres obsługi konta i realizacji usługi, a następnie wyłącznie w zakresie potrzebnym do dokumentacji szkoleniowej, obowiązków prawnych lub roszczeń
Szczegółowe logi i dane techniczne	Przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i wyjaśnienia incydentów; nie są automatycznie objęte 10-letnim okresem
Zapytania i korespondencja	Przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony jej dokumentowaniem lub ochroną przed roszczeniami
Dokumenty podatkowe	Co do zasady przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem ustawowych przypadków przedłużenia
Reklamacje, zwroty i roszczenia	Przez czas obsługi sprawy i właściwy okres przedawnienia, a w razie sporu również do zakończenia postępowania
Dane przetwarzane na podstawie zgody	Do wycofania zgody lub wcześniejszego zakończenia celu; dowód zgody może być zachowany w zakresie potrzebnym do wykazania zgodności z prawem
Cookies i podobne identyfikatory	Do upływu ich okresu działania, usunięcia lub wycofania zgody, zależnie od rodzaju technologii

Po ustaniu celów i podstaw przetwarzania dane usuwamy lub anonimizujemy. Dane w kopiach zapasowych podlegają usuwaniu w ramach cyklu nadpisywania i retencji kopii.

Usunięcie konta nie powoduje automatycznego usunięcia dokumentów, które nadal zgodnie z prawem przechowujemy.

9. Komu przekazujemy dane

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym realizację usług, w niezbędnym zakresie, w szczególności:

• dostawcom hostingu, infrastruktury i kopii zapasowych;

• dostawcom poczty elektronicznej i usług przechowywania plików;

• podmiotom obsługującym technicznie stronę, sklep i Moodle;

• bankom i operatorom płatności;

• podmiotom świadczącym obsługę księgową, prawną i doradczą;

• upoważnionym wykładowcom, egzaminatorom i współpracownikom;

• operatorom pocztowym lub kurierom, jeżeli realizowana jest wysyłka;

• pracodawcy lub zamawiającemu szkolenie;

• organom publicznym, jeżeli obowiązek lub uprawnienie do udostępnienia wynika z przepisów.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na odpowiednich podstawach, w tym na podstawie umów powierzenia, gdy są wymagane.

Niektórzy odbiorcy, np. banki lub operatorzy płatności, mogą działać jako odrębni administratorzy.

Nie sprzedajemy danych osobowych klientów i uczestników szkoleń.

10. Szkolenia zamawiane przez pracodawcę

Jeżeli szkolenie zamawia pracodawca lub inny podmiot, możemy przekazać mu informacje potrzebne do organizacji i udokumentowania szkolenia, w szczególności:

• potwierdzenie przypisania uczestnika do kursu;

• informacje o rozpoczęciu i ukończeniu szkolenia;

• informacje o spełnieniu warunków zaliczenia;

• wynik egzaminu w niezbędnym zakresie;

• zaświadczenie o ukończeniu szkolenia.

Pracodawca odpowiada odrębnie za przetwarzanie danych w związku z zatrudnieniem i prowadzeniem akt osobowych.

Jeżeli w ramach określonej współpracy przetwarzamy część danych wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta, zasady tego przetwarzania określa odpowiednia umowa powierzenia. Nie dotyczy to danych przetwarzanych przez nas jako administratora we własnych celach i w celu wykonania własnych obowiązków prawnych.

11. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest:

• dobrowolne przy kontakcie, ale potrzebne do udzielenia odpowiedzi;

• niezbędne w określonym zakresie do zawarcia i wykonania umowy;

• wymagane w zakresie wynikającym z przepisów dotyczących rozliczeń i dokumentacji szkoleń.

Niepodanie danych wymaganych do realizacji zamówienia może uniemożliwić jego wykonanie. Niepodanie daty urodzenia przy szkoleniu okresowym BHP uniemożliwia wystawienie zaświadczenia zgodnego z urzędowym wzorem.

Dane niewymagane oznaczamy jako opcjonalne.

12. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

• sprostowania lub uzupełnienia danych;

• usunięcia danych, jeżeli zachodzą ustawowe przesłanki;

• ograniczenia przetwarzania;

• przenoszenia danych, jeżeli to prawo ma zastosowanie;

• wycofania zgody, gdy jest ona podstawą przetwarzania;

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne. Nie obejmuje m.in. danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane prawem lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Prawo do sprzeciwu

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

Wobec marketingu bezpośredniego możesz wnieść sprzeciw w dowolnym momencie, bez podawania uzasadnienia.

Jak zrealizować prawa

Napisz na kontakt@bsbhp.pl.

W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Nie wymagamy automatycznie przesłania skanu dokumentu tożsamości.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. W przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; poinformujemy Cię o przyczynach przedłużenia.

Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli uważasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacje o składaniu skarg są dostępne pod adresem https://uodo.gov.pl.

13. Automatyczne funkcje Moodle

Platforma Moodle może automatycznie zapisywać postęp nauki, obliczać wyniki quizów i testów, sprawdzać warunki ukończenia aktywności, odblokowywać materiały oraz udostępniać zaświadczenia po spełnieniu ustawionych warunków.

Wyniki te opierają się na kryteriach określonych dla danego kursu.

Jeżeli zauważysz błąd wyniku, postępu lub dokumentu, możesz zwrócić się o sprawdzenie sprawy przez osobę obsługującą szkolenie, pisząc na kontakt@bsbhp.pl.

14. Cookies i podobne technologie

Strona, sklep i Moodle korzystają z technologii niezbędnych do działania usług. Mogą to być pliki cookies i inne mechanizmy przechowywania lub odczytywania informacji na urządzeniu.

Technologie niezbędne

Służą w szczególności do:

• logowania i utrzymywania sesji;

• obsługi koszyka i zamówienia;

• zabezpieczenia formularzy;

• działania panelu szkoleniowego;

• zapamiętywania ustawień prywatności.

Technologie rzeczywiście niezbędne do realizacji usługi żądanej przez użytkownika nie wymagają odrębnej zgody.

Technologie opcjonalne

Jeżeli stosujemy opcjonalne technologie analityczne, reklamowe lub dodatkowe funkcje wymagające zgody, ich uruchomienie wymaga uprzedniej zgody użytkownika.

Samo wejście na stronę, przewijanie lub dalsze korzystanie z serwisu nie oznaczają zgody na opcjonalne cookies.

Informacje o stosowanych technologiach, ich dostawcach, celach i okresach działania są udostępniane w narzędziu zarządzania zgodami, jeżeli takie technologie są wykorzystywane.

Zgodę można zmienić lub wycofać za pomocą ustawień prywatności dostępnych w serwisie.

Pliki cookies można również usuwać lub blokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie niezbędnych cookies może utrudnić logowanie, zakup lub korzystanie z kursu.

15. Treści i usługi zewnętrzne

Jeżeli w serwisie lub kursie wykorzystujemy osadzone materiały zewnętrzne, np. filmy, mapy lub elementy mediów społecznościowych, ich uruchomienie może powodować przekazanie dostawcy adresu IP i danych technicznych.

Jeżeli dana integracja wymaga zgody, powinna zostać uruchomiona dopiero po jej udzieleniu.

Po przejściu do zewnętrznego serwisu zastosowanie mają zasady prywatności jego administratora.

16. Wiadomości organizacyjne i marketing

Wysyłamy wiadomości potrzebne do obsługi zamówienia i szkolenia, np. informacje o płatności, dostępie, terminie szkolenia, zaświadczeniu i reklamacji.

Wiadomości te nie wymagają zgody marketingowej, jeżeli służą wyłącznie realizacji usługi.

Jeżeli prowadzimy marketing elektroniczny wymagający zgody, uzyskujemy ją przed rozpoczęciem takich działań.

Zakup kursu, przesłanie zapytania lub założenie konta nie oznaczają automatycznej zgody na otrzymywanie reklam.

17. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z określonych usług zewnętrznych może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli takie przekazanie występuje, stosujemy warunki wynikające z rozdziału V RODO, np. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne.

Możesz zwrócić się do nas o informacje dotyczące odbiorców, państw przekazania i stosowanych zabezpieczeń oraz o uzyskanie odpowiedniej kopii zabezpieczeń lub wskazanie miejsca ich udostępnienia.

18. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów, narzędzi lub sposobu realizacji usług.

Aktualną wersję udostępniamy na stronie. O istotnych zmianach dotyczących korzystania z konta lub panelu informujemy w sposób odpowiedni do ich charakteru.

Aktualizacja polityki nie zastępuje uzyskania zgody, jeżeli jest ona wymagana do nowego celu lub sposobu przetwarzania.

19. Podstawy prawne

Polityka uwzględnia w szczególności:

• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. — RODO;

• ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;

• ustawę z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej;

• rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1327, z późn. zm.);

• właściwe przepisy podatkowe i dotyczące ochrony konsumentów.